دبیرخانه هیأت امنا

مشاور ریاست و رئیس دبیرخانه هیأت امناء دانشگاه

• خانم شهناز کیخا

سوابق تحصیلی

• کارشناسی ارشد روانشناسی

مدت تصدی:

•  1390 تا کنون

کلیات وظایف و فعالیت :

• رئیس دبیرخانه دائمی و مشاور ریاست دانشگاه وظیفه هماهنگی و ایجاد ارتباط فعال و کارشناسی مستمر بین اعضای هیأت امناء، دبیرخانه مرکزی و تمامی معاونین و مشاورین دانشگاه را داشته و جهت یافتن راهکارهای اجرایی مناسب و اطمینان از انجام تکالیف مختلف مندرج در صورتجلسات هیأت امناء پیگیری مناسب را حسب مورد بعمل می آورد و در ضمن زیر نظر ریاست دانشگاه به منظور اطلاع از کلیه اقدامات در سطح دانشگاه و مشارکت در تهیه گزارشات، پیش نویس مصوبات، ثبت و پیگیری تصمیمات و سیاستگذاری های اتخاذ شده در جلسات هیأت امناء، به عنوان عضو ثابت در کلیه جلسات هیأت رئیسه، شوراهای معاونین و مدیران و کمیته های تخصصی شرکت می نماید.

• رئیس دبیرخانه دائمی موظف است گزارش دوره ای در خصوص اجرایی شدن مصوبات هیأت امناء، بودجه و عملیات مالی و حسابرسی را با هماهنگی ریاست دانشگاه به دبیرخانه مرکزی و کلیه اعضای هیأت امناء ارائه و برنامه ریزی لازم را جهت حضور اعضای محترم هیأت امناء در سطح دانشگاه خارج از زمان های شرکت در جلسات و ایجاد ارتباط با سطوح مختف مدیریتی به منظور آشنایی هر چه بیشتر اعضاء با شرایط و وضعیت دانشگاه به دفعات لازم در طول سال بعمل آورد.

• مستندسازی و ایجاد بانک اطلاعات از مصوبات، گزارشات و عملکرد و آخرین وضعیت اجرایی شدن مصوبات از مهمترین اقدامات دبیرخانه می باشد.

شرح وظایف مشاور ریاست دانشگاه و رئیس دبیرخانه هیات امناء

- برنامه ریزی و هماهنگی با حوزه ریاست دانشگاه برای تدوین پیشنهادات و دستور جلسات هیات امناءدانشگاه .  

- مطالعه ، هماهنگی و همکاری با واحدهای تخصصی ذیربط در تدوین برنامه های بلند مدت و راهبردی بخشی و بین بخشی و برنامه های مشترک با سازمانهای بین المللی سلامت هم راستا با اسناد بالا دستی و تسری آنها در مصوبات هیئت امناء و شوراهای مرتبط با سلامت.    

- تعیین اولویتها ، سازمان دهی و هماهنگی درون  و برون بخشی  برای تدوین به موقع سیاستها و راهبردهای یکپارچه ، مبتنی بر شواهد و عدالت محور هم راستا در امور مربوط به کارکردهای نظام سلامت ( حاکمیت ، تولید منابع ، تامین مالی ، تدارک خدمات ) و مولفه های اجتماعی سلامت در حوزه دانشگاه .

- مشارکت در برنامه ریزی  به منظور برگزاری جلسات هیئت رئیسه دانشگاه جهت تبیین مصوبات و همسویی تصمیمات با نظرات و مصوبات هیئت امناء.

- برگزاری جلسات هیات امناء حسب ضرورت با نظر ریاست دانشگاه.

- بازنگری و مطالعه دستورالعملها وقوانین مرتبط ، جداول مالی ، اداری و ارائه اصلاحات در زمینه های مدیریت و فعالیتهای دانشگاه مرتبط با مصوبات هیات امناء.

- هماهنگی در معرفی اعضای جدید هیات امناء  دانشگاه و پیگیری های لازم با مبادی ذیربط جهت صدور ابلاغ عضویت اعضاء.

- اجرای برنامه توجیهی  آشنایی با اساسنامه  و شرح وظایف برای اعضای جدید الورود هیئت امناء.

- اطلاع رسانی به اعضای هیات امناء درباره زمان و موضوع جلسات هیات امناء ،کمیسیون دائمی و کمیته های تخصصی.

- پایش و نظارت بر حسن اجرای مصوبات هیات امناء و ارزیابی عملکرد و ارائه گزارش به ریاست دانشگاه ، دبیرخانه مرکزی هیات امناء ، اعضا و مسئولین ذی ربط.

- ارزشیابی شکلی و نتیجه ای سیاستها ، راهبردها و برنامه های مصوب حوزه دانشگاه در بازه زمانی منطقی و تهیه و ارائه پیشنهادهای اصلاحی لازم به مراجع ذی ربط

- هماهنگی در راه اندازی و فعالیت کمیته های تخصصی هیات امناء  در سطح دانشگاه در راستای مصوبات ،پیشنهادات و تکالیف  جلسات هیات امناء

- مشارکت و همکاری با معاونتهای و واحدهای تخصصی  زیر مجموعه دانشگاه به منظور  برنامه ریزی و جمع آوری اطلاعات و مستندات و پیشنهادات جهت تهیه و تدوین نهایی پیش نویس مصوبات و تصویب آن در هیات امناء دانشگاه و شوراهای مرتبط با سلامت حسب مورد و نیاز

- جلب مشارکت ذینفعان در فرآیند سیاستگذاری و حمایت طلبی برای تصویب سیاستها ، راهبردها و برنامه ها در شوراهای تصمیم گیر درون و برون بخشی

- همکاری و مشارکت با مدیریت مالی  و بودجه دانشگاه در تنظیم و تهیه جداول و گزارش بودجه ای ، مالی ، هماهنگی در راستای مصوبات هیات امناء و پیگیری نهایی نمودن جداول پیشنهادی جهت تصویب در فصل بودجه ریزی و مشارکت در ارائه گزارشها ی  مالی و حسابرسی حسب نیاز و مورد در هیات امنای دانشگاه

- تهیه و ارائه  گزارش عملکرد راهبردی دانشگاه بصورت دوره ای به مراجع ذی ربط پس از تایید هیات امناء

- پیگیری و هماهنگی در تنظیم صورتجلسات نهایی  شده و ابلاغ آن

-  مستندسازی وطبقه بندی اطلاعات و ایجاد ارتباط و هماهنگی با اعضای هیات امناء ، دبیرخانه مرکزی هیات امناء وزارت متبوع و اعضای شورای سلامت منطقه

- ایجاد بانک اطلاعات از مصوبات ، گزارشات و عملکرد وآخرین وضعیت اجرایی شدن مصوبات و نظارت بر تهیه و تدوین کتابچه  صورتجلسات  و گزارش اقدام مصوبات  و تایید مطالب