دبیرخانه هیأت امنا

چارچوب کلی وظایف دبیرخانه هیات امنای دانشگاه / دانشکده / موسسه

* همکاری و فعالیت ها با ریاست دانشـگاه جهـت اقـدامات و تکـالیف مـرتبط بـا مصوبات هیات امناء و مشارکت حسب نیاز با معاونین ذیربط .

* برنامه ریزی و هماهنگی در تدوین پیشنهادات و دستور جلسـات هیـأت امنـاء دانشگاه و مشارکت با دبیرخانه مرکـزی هیـأت امنـاء وزارت متبـوع در تـدوین دسـتورالعمل هـا، دسـتورات مشـترک و تنظـیم صورتجلسـات ، جمـع آوری مستندات مصوبات و... و اخذ تاییدیه اولیه پیشنهادات قابل طـرح در جلسـه از دبیرخانه مرکزی هیات امنا در وزارت متبوع.

*  برگزاری جلسات هیات امنـای دانشـگاه حسـب ضـرورت بـا نظـر ریاسـت  موسسه بصورت فوق العاده یا عادی خارج از جلسات برنامه ریزی شده سالیانه توسط دبیرخانه مرکزی وزارت متبوع و فراهم نمـودن امکانـات لازم در ارسـال مستندات کامل جلسه به اعضا با فاصله زمانی مناسـب (حـداقل ده روز قبـل از تشکیل جلسه) و دبیرخانه مرکزی.

*  مطالعه ، هماهنگی و همکاری در تدوین برنامـه هـا و سیاسـتهای دانشـگاه بـا مبادی ذیربط بخشی و فرابخشی در راستای سیاستهای کلان و تسری آنهـا در مصوبات هیأت امناء ( در دانشگاه یا حسب نیاز در بیمارستانها).

* هماهنگی ومشارکت با مـدیریت مـالی و مـدیریت بودجـه دانشـگاه در تنظـیم وتهیه جداول و گزارشات بودجـه ای و مـالی، همـاهنگی در راسـتای مصـوبات هیأت امناء و پیگیری نهایی نمودن جداول پیشنهادی جهت تصویب در فصـل بودجه ریزی و مشارکت در ارائه گزارشات مالی و حسابرسی حسب نیاز و مورد در هیات امناهای دانشگاه یا بیمارستان ها.

* مطالعه ، پژوهش و برنامه ریزی در پایش و نظارت بـر حسـن اجـرای مصـوبات هیأت امناء ، ارزیابی عملکرد آن و ارائه گزارش.

*  مشارکت و همکاری با معاونت ها و واحدهای تخصصی زیـر مجموعـه دانشـگاه بمنظور برنامه ریزی و جمع آوری اطلاعـات ومسـتندات و پیشـنهادات جهـت تهیه و تدوین نهایی پیش نویس مصوبات و تصویب آن در هیأت امناء دانشـگاه و حسب مورد و نیاز در بیمارستانها.

* برنامه ریزی جلسات هیأت امناء و برگزاری جلسـات و مشـارکت و پیگیـری در تنظیم ، اصلاح و تائید امضای صورتجلسـات ،گزارشـات عملکـرد، حسابرسـی ، جداول بودجه ومالی و... با همکاری واحدهای تخصصی ذیربط دانشگاه.

* بازنگری و مطالعه دستورالعمل ها، قوانین مرتبط ، جداول مـالی واداری و ارائـه اصلاحات در زمینه های مدیریت و فعالیتهای دانشگاه مرتبط با مصوبات هیـأت امناء.

* مستند سازی و طبقه بندی اطلاعـات وایجـاد ارتبـاط و همـاهنگی بـا اعضـای هیأت امناء ، دبیرخانه مرکزی هیأت امناء وزارت متبوع.

* هماهنگی در راه اندازی و فعالیت کمیته های تخصصی هیـأت امنـاء در سـطح دانشگاهها در راستای مصوبات ، پیشنهادات ، تکـالیف جلسـات هیـأت امنـاء و نیازهای کارشناس دانشگاه.